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Vi Projekt

Vi Projekt

Die Vision von Vi Projekt ist ambitioniert:

Das automatisch funktionierende Unternehmen, welches den Unternehmer informiert, wenn er eingreifen muss.
 
  • Was genau hat dazu geführt, dass langjährige Vi Anwender mit uns gemeinsam diese Vision entwickelt haben? In einem Wort: die Praxis. Vielleicht kommt Ihnen das eine oder andere bekannt vor:
  • Die Finanzierungsbestätigung des Bauherrn fehlt. Dennoch wurden Bestellungen ausgelöst. Jetzt ist alles geplatzt. Intern verließ man sich auf die mündliche Zusage.
  • Die Bestellung der Holz-Alu-Fenster wurde zu spät ausgelöst. Die Folge: Alles muss umdisponiert werden. Woran lag es? Im Tagesgeschäft übersah man, dass Bestellzeiten für diese Fenster länger sind als für die Standardfenster.
  • Ein Subunternehmer erschien nicht zum vereinbarten Termin auf der Baustelle. Sie erfahren das erst drei Tage später durch das Folgegewerk. Man weiß, dass der Subunternehmer wenig zuverlässig ist. Leider ist der Bauleiter, der immer die Termine managt, krank.
  • Die Eigenleistungen eines Bauherrn an einem Bauvorhaben verzögern sich. Sie stellen fest, dass im Bauzeitenplan „nur“ die normalen, internen Zeiten angesetzt wurden. Der Bauherr wurde faktisch recht „frei laufen gelassen“. Keiner dachte an das Folgegewerk – jetzt steht der Subunternehmer umsonst auf der Baustelle.
  • Die bei der Bemusterung erstellten Nachträge mit diversen Alternativen hat der Bauherr zwar erhalten, aber nie bestätigt. Jetzt passen aufgrund der neuen Belagshöhen die Lochmaße für Fenster, Terrassentüren und die Haustür nicht mehr – leider ist der Rohbau schon fertig.
  • Die Zeiterfassung Ihrer eigenen gewerblichen Mitarbeiter bei den einzelnen Bauvorhaben scheint nicht zu stimmen. Ursache: unklar. Fakt ist: Der reale Fertigstellungsstand differiert deutlich zum gemeldeten.
  • Bei der Abrechnung eines Gewerks stellt die Bauleitung fest, dass diese Vergabe - warum auch immer - nicht wie üblich erfolgt ist. Die Nachträge müssen Sie zu Ihrem Nachteil leider teilweise akzeptieren.
  • Bei der Nachkalkulation eines Bauvorhabens stellt sich raus, dass – durch Dritte beseitigte Mängel – den Verursachern in deren Rechnung nicht gekürzt wurden. Alle Rechnungen sind bereits in voller Höhe bezahlt.
  • Bei Prüfung einiger Bauvorhaben fällt auf, dass anteilige Kostenumlagen für Baustelleneinrichtung, Baustellen WC, Marketing etc. den Subunternehmern nur bei bestimmten Bauvorhaben abgezogen wurden. Der neue Kollege hatte diese Information einfach nicht.
  • Bis die bei Abnahme oder Baustellenbesuchen festgestellten Mängel beseitigt sind, vergeht zu viel Zeit beim Prüfen des Mangels durch den Verursacher und bei der Abstimmung der Beteiligten. Die Zahlung der Schlussrate schiebt sich immer weiter nach hinten.
Wenn Sie etliche dieser realen Sachverhalte so oder so ähnlich schon erlebt haben, dürfte klar sein, mit welcher Motivation wir eine – auf der Automatisierung von Prozessen basierende Lösung – entwickelt haben. Weiteres Plus: Automatisierung entlastet Sie und Ihre Mitarbeiter und ist ein starkes Argument bei der Suche nach neuen Mitarbeitern. Langweilige und fehleranfällige Routinearbeiten entfallen und die Qualität steigt. Ihre Mitarbeiter werden entlastet und können qualitativ mehr leisten. Zudem ist eine Prozesssteuerung und Automatisierung in dieser Form für potenzielle Bewerber attraktiv und damit starkes Argument zur Abgrenzung vom Wettbewerb. Des Weiteren gibt es direkte Auswirkungen auf den Deckungsbeitrag – in der Höhe und in der Berechenbarkeit.
Die Automatismen, die aus unserer Vision resultierten, umfassen alle Bereiche, die zur Abwicklung eines Bauvorhabens notwendig sind. Zudem ist eine klare und detaillierte Definition jedes einzelnen Prozessschrittes notwendig, einschließlich der Festlegung der Verantwortlichen. So entstehen automatisierte Prozesse, ein umfassendes Controlling und eine 100 %ige Handlungs- und Reaktionsfähigkeit via detaillierter Eskalationsmatrizen.

Folgende Leistungsbereiche müssen dafür abgedeckt werden:

Alle Informationen aller Projektbeteiligten müssen in einem System gehalten werden. Dies betrifft Bauherrn und Mitarbeiter ebenso wie Lieferanten, Behörden und Partner. Kurz: Für jede einzelne „Adresse“, die bei einem Bauvorhaben eine Rolle spielt, müssen alle Informationen gespeichert und jederzeit abrufbar sein.
 
  • Wenn diese Daten schon in einem System gehalten werden, sollte hier ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur elektronischen Dokumentenarchivierung integriert werden; auch wegen der elektronischen Bauakte.
  • Neben Funktionen wie Telefonanbindung, Kalender- und Adressverwaltung sind Kommunikationskomponenten (Mail, Fax, SMS etc.) elementare Kernfunktionen und Grundlage automatisierter Kommunikationsprozesse.
  • Die eigentliche Projektverwaltung über die Vertragssummenentwicklung mit Nachträgen, Zahlungsplan, Vorbehalten und Terminzusagen sowie Abrechnung des Projektes zum Kunden mit Abschlags- und (Teil-)Schlussrechnungen muss der Standard eines Gesamtsystems sein.
  • Ausschreibung, Bietervergleich, Vergabe und Abrechnung sind Grundanforderungen an ein Subunternehmer- und Vergabemanagement in einem solchen Gesamtsystem. Die Auftragsverwaltung und -abrechnung inkl. eventueller Nachträge, Zahlungspläne, Kürzungen und Einbehalte sind Leistungsbestandteil. Basis dafür sind die „Hausbestandteile“. Auch solche, die als Eigenleistungen ausgeführt werden und als solche einer expliziten Sonderbehandlung bedürfen.
  • Alle Warenwirtschaftsfunktionen, die zur Belegerstellung und Bearbeitung benötigt werden, sowie allgemeine Lagerverwaltungsfunktionen etc. müssen als Basis vorhanden und um bauspezifische Anforderungen ergänzt sein. Die Verwendung von ERP-Systemen ist von der Unternehmensgröße abhängig. Sie ist integrativ möglich, aber nicht verbindlich.
  • Zentrale Drehscheibe für die Bauabwicklung und die Ablaufautomatisierung ist der Bauzeitenplan. Er steuert jeden einzelnen Prozess unter Berücksichtigung der von ihm abhängigen anderen Prozesse. Hauptvorteil der Automatisierung sind die Automatismen. Was nicht automatisiert werden kann, entscheidet weiterhin der Mensch, wie etwa überschrittene Termine und daraus resultierende Aktionen. All das ist im Gesamtsystem zu dokumentieren!
  • Um die Automatisierung zu ermöglichen, ist eine Workflow-Steuerung nötig. Diese muss „zusammenklickbar“ und ohne Programmierer möglich sein. Der Unternehmer kann selbst konfigurieren, was er möchte.
  • Die Arbeitsvorbereitung ist vor allem für Firmen mit eigener Produktion entscheidend. Diese schließt die Erstellung sämtlicher Vorgabezeitund Bestelllisten etc. ein. Die Warenwirtschaft übernimmt die automatisierte Weiterverarbeitung von Lager- und Bestandsbuchungen bis hin zu evtl. automatischen Bestellvorschlägen.
  • Das Bautagebuch – verpflichtend in der Baustellendokumentation – muss integrativer Bestandteil sein. Neben Basisdaten wie Wetter, Baustelleneinrichtung, Anwesenden etc. muss die Erfassung von Protokolleinträgen sowie Fehlmaterialien und Mängeln inklusive der Zuordnung von Dokumenten wie Bilder möglich sein. Die automatisierte Verteilung relevanter Einträge an die jeweils richtige Teilmenge der Projektbeteiligten und auch eine (teil-)automatische Versendung der Mängelanzeigen ist Aufgabe der Prozessautomatisierung.
  • Der Kundendienst mit seiner Aufgabe, den Bauherrn zu begeistern, darf dem Bauleiter u. a. jede technisch mögliche Unterstützung bieten. Dazu zählen Foto- und Videofunktionalität, Spracherfassung, Back-Office Einbindung, Kundenfeedbacksystem sowie Automatisierung der Mängelerfassung, Verteilung der Aufgaben, Überwachung der Ausführung, kaufmännische Bewertung und nicht zuletzt Aufschlüsslung der Kosten.
  • Für die Baustelle selbst, ist die Baustellen-App mit Personalzeit- (PZE) und Betriebsdatenerfassung (BDE) unverzichtbar. Inkl. Online Zugriff auf alle nötigen Dokumente und Daten für die papierfreie Baustelle. Wird mit Zeiterfassung gearbeitet, dürfen hier sowohl die Leistungsgradberechnung für den einzelnen Mitarbeiter als auch die Kolonnenfähigkeit bei nur einem Endgerät berücksichtigt werden.
  • Die notwendigen Anbindungen an Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen sind weitere zwingende Voraussetzungen, genauso wie der konsequente modulare Aufbau.
 
Wir haben in der Vergangenheit für nahezu jedes in der Branche eingesetzte System Schnittstellen geschaffen. Der so erreichbare Leistungsumfang war jedoch nie mehr als eine Teilmenge der vorstehend beschriebenen Leistungen. Aus diesem Grund haben wir uns vor mehr als zehn Jahren entschlossen, unsere Vision gemeinsam mit einem Partner selbst umzusetzen.

Erfolgsbasis: partnerschaftliche Entwicklung.

Die GSD-Software aus Stockheim bietet mit DOCUframe seit über 30 Jahren eine Plattform für umfassende betriebswirtschaftliche Lösungen. Darauf basierend setzten wir mit der GSD zusammen die gemeinsame Branchenlösung Vi Projekt auf. Die modulare Verwendung der einzelnen GSD Komponenten bietet bereits Funktionalitäten vom DMS und WWS, über Groupware und Mobile bis hin zu ERP/PPS und FIBU. In Kombination mit der Vi Business-Intelligence werden Automatisierungen möglich, die bereits in der Einrichtungsphase einen Mehrwert generieren.
 
Ein Beispiel: Über eine in Vi Projekt enthaltene Ordnerstruktur werden innerhalb eines Bauvorhabens grundsätzlich alle Projektunterlagen strukturiert abgelegt. So ist greifbar, wo der letzte Stand der Planungsunterlagen, wo die Baustellenrichtlinien und Anfahrtsbeschreibungen etc. sind. Wenn aus dem Bauvorhaben heraus die Projektbeteiligten Informationen erhalten sollen, kann via Workflow die notwendige Teilmenge der so abgelegten Daten automatisch mitversendet werden. Jeder Beteiligte hat dadurch jederzeit die richtigen Informationen und vollständigen Unterlagen. Prozessautomatisierungen wie diese können schon sehr zeitnah nach Einführung von Vi Projekt Realität sein.

Mittelpunkt des Bauvorhabens: die Bauzeitenplanung.

Der Bauzeitenplan im Sinne von Vi Projekt ist die Gesamtheit ALLER Prozesse: vom Vertragseingang, über die Bauprozesse bis zur Hausübergabe und darüber hinaus bis zum Ablauf der Gewährleistung.
 
Bei einigen Unternehmen teilweise sogar, bis zur Steuerung von Wartungsangeboten nach Ablauf der Gewährleistung. Das zeigt, dass unser Ansatz weit über den Einsatz von MS Projekt oder Excel hinausgeht.
 
Der Bauzeitenplan wird in Vi Projekt dynamisch aus der Hauskalkulation generiert: Komplexe Häuser benötigen mehr Zeit als einfache mit gleicher Größe. Jeder Plan beinhaltet nur die, für das konkrete Bauvorhaben relevanten Prozesse. Es gibt keinen Keller? Dann gestaltet sich der Ablauf deutlich anders als mit Keller und berücksichtig Faktoren wie z.B. Eigenleistungen, aus denen oft längere Bauzeiten resultieren. Da bereits ab dem Moment, in dem aus einem Angebot ein Auftrag wird, der Bauzeitenplan greift, gibt es in der Denkweise von Vi Projekt keinen einzigen bauvorhabenbezogenen Prozess, der nicht direkt in Abhängigkeit zum Bauzeitenplan steht und Zugriff auf diesen hat.

Die Automatisierung via Workflow.

… zieht sich vollständig durch Vi Projekt. Sie betrifft neben dem Bauzeitenplan natürlich auch Mängel – Mangelworkflows – und allgemeine Termine – Terminworkflows – wie z.B. ablaufende Lieferantenpreisvereinbarungen.
 
Oft betrifft es die weniger häufig vorkommenden Themen, die aus dem Blick geraten, wie etwa das Überwachen von Ablaufterminen z.B. für (Betriebs-) Haftpflichtbescheinigungen Ihrer Subunternehmer. Die Prozessworkflows steuern und überwachen alle Bauprozesse eines Bauprojektes. Mit den Prozessworkflows lassen sich alle im Bauzeitenplan definierten Vorgänge steuern, überwachen und ereignisgesteuert Aufgaben oder Informationen an die Projektbeteiligten verteilen, sowie Störungen erkennen.
 
Vi Projekt verwendet Workflows – Prozessautomatisierungsmechanismen – dort, wo eine Logik Routineaufgaben übernehmen kann. Sind Logiken überfordert oder sind abwägende Entscheidungen zu treffen, wird der Mensch aktiv – er wird automatisch genau dann eingebunden. Das entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben und lässt Raum für komplexere Aufgaben und Entscheidungen.
In Vi Projekt sind Workflows immer gleich strukturiert und können im wahrsten Sinne des Wortes „zusammengeklickt“ werden. Sie bestehen aus einer oder mehreren verknüpften Bedingung (-en). Sind diese erfüllt, werden eine oder mehrere Aktionen ausgelöst, wie beispielsweise:
 
Sende E-Mail
Sende Fax
Sende SMS
Sende Arbeitsaufgabe an Mitarbeiter
Setze Start-Termin
Setze Ende-Termin
Setze Projektstatus – Der Projektstatus sagt z.B. aus, ob das Projekt „baubar“ ist.
Setze Vorgangsstatus – Auch Teile von Prozessen können via Status gesteuert werden.
Erstelle Vorgangseintrag – Was getan wird, kann automatisch dokumentiert werden.
Kopiere Ordnerinhalte – Dokumente können automatisch bereitgestellt werden.
Archiviere Projektbelege
Setze Beginn Gewährleistung
Zusammengefasst kann Vi Projekt alles, was greifbar ist, unter bestimmten Bedingungen inklusive frei definierbarer zeitlicher Abhängigkeiten – 2 Tage vor, 3 Wochen nach etc. – automatisch ausführen. Controlling und Eskalation inklusive.
 
Wenn Sie sich bereits damit befasst haben, kennen Sie die Hindernisse, etwas zu optimieren und zu automatisieren. Denn: Was meint denn „greifbar“?
 
Hier die technische Aufstellung aus der Anwenderdokumentation:
 
Ausbaustufen-Bedingung
Datums-Bedingung
Eigenleistungspakete-Bedingung
Finanzierungssicherstellungs-Bedingung (absolut)
Finanzierungssicherstellungs-Bedingung (prozentual)
Leistungspakete-Bedingung
Merkmale-Bedingung
Projektordner-Überwachungs-Bedingung
Projekt-Status-Bedingung
Prüfkennzeichen-Bedingung
Region-Bedingung
Rollen-Bedingung
Rollenbelegungs-Bedingung
Termin-Bedingung
Termin-Melde-Bedingung
Vorbehaltsausräumungs-Bedingung
Vorbehalts-Bedingung
Vorgabezeit-Bedingung
Vorgangs-Status-Bedingung
Zahlungsplan-Betrags-Bedingung
Zahlungsplan-Status-Bedingung
Sicher sagt Ihnen nicht jeder Begriff etwas oder Sie haben nur eine vage Idee, deshalb hier ein Beispiel:
 
Merkmale-Bedingung
Je nachdem, was Sie bisher mit welchem Vi Programm getan haben, können Sie mit dem Begriff Merkmale, die als Bedingung verwendet werden können, etwas anfangen.
 
Als Verkäufer, der mit Vi CAS oder Vi Mobile schon mal für Interessenten Häuser gesucht hat, sind dies Eigenschaften wie z.B.:
 
Geschosse: 1,5
Keller: ja
Dachform: Satteldach
Architekturstil:  Klassisch
Komplexität: simpel - 4 Ecken
Als der im Unternehmen für die kaufmännischen Zahlen Zuständige, haben Sie mit den Merkmalen hauptsächlich vor der Freigabe neuer Verkaufspreise zu tun gehabt. Zum Beispiel wenn Sie sich die via Batchkalkulation kalkulierten Preise Ihrer Häuser – im Vergleich alte und neue Preise – angesehen haben. Das sagt Ihnen nichts? Bitte gehen Sie zu „Ihr Weg zum Erfolg“ ab Seite 44.
Als Kalkulator kennen Sie die Merkmale aus der Anzeige in der Preisübersicht bei kalkulierten Projekten. Links, dort, wo bei Anwendern sonst Bilder angezeigt werden. Falls Sie ebenfalls mit Vi CAS und Verkäufern arbeiten, haben Sie schon firmenspezifisch Merkmale anlegen dürfen und diese in Vi CAS als Suchparameter übernommen.
 
Die Merkmale ziehen sich durch die gesamte Vi Welt, sind völlig individuell durch den Administrator der Kalkulation definierbar und durch unsere Branchenmodelle MASSIVO für den Massivbau und HOLZNER für den Holzbau vorgedacht.
 
In der Konsequenz bedeutet es, dass alles, was kalkulatorisch greifbar ist, von Ihnen auch als Merkmal für die Prozesssteuerung verwendet werden kann – faktisch also alles, was es gibt. Über ein simples „Keller = Ja“ in Ihrem Bauzeitenplan lässt sich exakt steuern, was nötig ist. Anders als in der Ausführung ohne Keller.

Die Voraussetzungen für Vi Projekt.

Welche Voraussetzungen muss Ihr Unternehmen erfüllen, damit Vi Projekt für Sie Realität werden kann?
 

1. Vi Kalk

Vi Kalk darf in Ihrem Unternehmen etabliert sein. Auch der Generalist, der nicht nur im Hausbau tätig ist, kann mit der Option der Bearbeitung von GAEB-Ausschreibungen in Vi Kalk faktisch alle seine Leistungen abbilden. Folglich kann er Projekte mit Vi Projekt abwickeln.
 

2. Prozesse

Die Voraussetzung für Vi Projekt sind Prozesse. Diese dürfen detailliert beschrieben sein. Dazu zählen auch Vorgaben, was zu tun ist, sollte etwas nicht erfüllt sein. In der Regel ist die Prozessdefinition etwas, was teilweise vorhanden ist, teilweise vorbereitet werden kann und teilweise projektbegleitend erarbeitet wird.
Wir freuen uns, dass dieser Prospekt Sie motiviert. Das war unser Ziel: Arbeiten Sie am eigenen Unternehmen. Vielleicht verschreckt Sie das Prospekt aber auch? Dann sind Sie vielleicht noch nicht bereit für eine Veränderung – es ist Ihre unternehmerische Entscheidung.
 
Alle, die mit ihrem Know-how hinter Vi Projekt stehen, besitzen jahrzehntelangen Branchen- Background und haben sehr genaue Vorstellungen vom zukunftsfähigen Optimum.
 
Wenn Sie das genauso sehen, präsentieren wir Ihnen Vi Projekt gern online. Wenn nicht, freuen wir uns über die wertschätzende Nutzung der Vi Programme in Ihrem Unternehmen.

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© 2020 Vi BIM solutions | last update: 22.10.2020