Ohne klare Kommunikationsregeln entsteht schnell ein Ungleichgewicht: Wenn der Bau- oder Projektleiter keine Spielregeln vorgibt, dann tut es der Bauherr – und das führt erfahrungsgemäß selten zu einem entspannten Projektablauf. Viele Bauleiter berichten, dass sie irgendwann nur noch reagieren, statt aktiv zu führen. Genau das beginnt in der Kommunikation.
Ein wesentlicher Hebel liegt darin, feste und verlässliche Kommunikationsfenster zu definieren. Statt jede E-Mail, WhatsApp oder Sprachnachricht sofort zu beantworten, empfiehlt es sich, einen klaren wöchentlichen Kommunikationstermin festzulegen – zum Beispiel jeden Mittwoch zwischen 16 und 20 Uhr. In dieser Zeit ruft der Bauleiter den Bauherrn aktiv an, klärt offene Fragen, bespricht den Baufortschritt und setzt Prioritäten.
Damit verändert sich die Dynamik:
- Der Bauleiter führt strukturiert durch das Gespräch.
- Der Bauherr weiß, dass seine Anliegen sicher gehört werden – aber eben zum vereinbarten Zeitpunkt.
- Die Kommunikation verliert ihre Hektik und gewinnt an Qualität.
Gleichzeitig hilft diese Struktur, das Zeitmanagement zu schützen. Denn im Alltag zeigt sich immer wieder das Pareto-Prinzip:
20 % der Bauherren beanspruchen rund 80 % der Kommunikationszeit.
Dabei handelt es sich nicht um „schwierige Bauherren“, sondern – positiver formuliert – um „interessante Bauherren“, die ein höheres Maß an Struktur und Führung benötigen. Genau für diese Zielgruppe werden Spielregeln besonders wichtig. Die restlichen 80 % der Bauherren sind meist unkompliziert, halten sich an Abmachungen und verursachen kaum Mehraufwand.
Für diese „interessanten Bauherren“ lohnt es sich, die Kommunikationsstruktur schriftlich zu fixieren und aktiv zu besprechen. Ergänzend zu den wöchentlichen Gesprächen eignen sich folgende Regeln:
- Keine spontane Bearbeitung von Einzelanfragen, außer in echten Notfällen.
- Sammeln aller Fragen bis zum wöchentlichen Termin oder bis zum nächsten Jour-Fixe auf der Baustelle.
- Klare Erwartungshaltung: Was wird besprochen? Was wird vorbereitet? Was wird entschieden?
- Transparente Grenzen: Der Bauleiter erklärt, warum permanente Sofortreaktionen dem Projekt schaden und nicht förderlich sind.
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Wer tiefer in dieses Thema eintauchen möchte, findet bei zimmermann-strategie.de praxisnahes Wissen, das direkt auf den Baualltag zugeschnitten ist.
Hier lernst du, wie Kommunikation zu deinem stärksten Werkzeug wird und wie du sie gezielt einsetzt, um Projekte souverän und kundenorientiert zu führen.